ঋণের নথি সংরক্ষণে কড়া নির্দেশ

আর্থিক প্রতিষ্ঠানগুলোর ঋণ, লিজ বা বিনিয়োগের গুরুত্বপূর্ণ নথি সংরক্ষণে শিথিলতা এবং পরবর্তিতে নানা জটিলতা নজরে এসেছে কেন্দ্রিয় ব্যাংকের। এ সমস্যা নিরসনে এখন থেকে ছোট ঋণের ক্ষেত্রে সংশ্লিষ্ট শাখায় এবং বড় ঋণের নথি (৫০ লাখের বেশি) অন্য আরেকটি শাখায় সংরক্ষণের নির্দেশ দিয়েছে বাংলাদেশ ব্যাংক। গতকাল রবিবার বাংলাদেশ ব্যাংকের আর্থিক প্রতিষ্ঠান ও বাজার বিভাগ থেকে জারি করা সার্কুলারটি দেশের সব আর্থিক প্রতিষ্ঠান প্রধান নির্বাহীদের কাছে পাঠানো হয়েছে।

এতে বলা হয়েছে, ঋণের অর্থ আদায়ে জটিলতা দেখা দিলে আইনি ব্যবস্থা গ্রহণ ও বিতরণ পরবর্তী ঋণ, লিজ বা বিনিয়োগ বিতরণ সংক্রান্ত অভিযোগের তদন্ত/নিরীক্ষা কার্যক্রম সম্পাদন কাজে ঋণের নথি ঋণ বিতরণকারী সংশ্লিষ্ট আর্থিক প্রতিষ্ঠানে যথাযথভাবে সংরক্ষিত থাকা অত্যাবশ্যক।
 
সার্কুলারে সকল আর্থিক প্রতিষ্ঠানকে নিন্মোক্ত নির্দেশনা মেনে চলতে কঠোর নির্দেশ দেয়া হয়েছে-
এখন থেকে প্রত্যেক আর্থিক প্রতিষ্ঠান বিতরণকৃত ঋণ হিসাবের আবেদন, ঋণ প্রস্তাব মূল্যায়ন, অনুমোদন, নবায়ন, পুনঃতফসিল/পুনর্গঠন, ঋণ অবলোপন, সুদ/মুনাফার অর্থ মওকুফ ইত্যাদির জন্য পর্ষদ সভায় উপস্থাপিত স্মারক ও সভার সিদ্ধান্ত কিংবা কার্যবিবরণীর কপি ও ঋণের হিসাব বিবরণী সংশ্লিষ্ট ঋণ/লিজ/বিনিয়োগ আদায়ের মাধ্যমে সমন্বয় না হওয়া পর্যন্ত যথাযথভাবে সংরক্ষণ করবে। 

এ ছাড়া ৫০ লাখ ও তদূর্ধ্ব অঙ্কের ঋণ/লিজ/বিনিয়োগের ক্ষেত্রে দলিলাদির কপি যে শাখার মাধ্যমে ঋণ বিতরণ করা হয়েছে সে শাখা ছাড়াও অন্যূন একটি বিকল্প শাখা অফিস/প্রধান কার্যালয়ে সংরক্ষণের বিষয়টি নিশ্চিত করতে হবে।

ঋণের নথির ছায়ালিপি সংরক্ষণে ডিজিটাল মাধ্যমও ব্যবহার করা যাবে। তবে, সেক্ষেত্রে ডিজিটাল ছায়ালিপির যথাযথ ব্যাক-আপ সংরক্ষণ করতে হবে। এছাড়া, বিতরণকৃত ঋণের নথি যথাযথভাবে সংরক্ষিত আছে কি-না তা প্রতিষ্ঠানের অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষার মাধ্যমে ত্রৈমাসিক (৩১ মার্চ, ৩০ জুন, ৩০ সেপ্টেম্বর ও ৩১ ডিসেম্বর) ভিত্তিতে যাচাইপূর্বক নিরীক্ষা প্রতিবেদন প্রতিষ্ঠানের প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তা বরাবর উপস্থাপন করতে হবে। 

বাংলাদেশ ব্যাংক বলছে, নিরীক্ষায় ঋণ হিসাবের নথি যথাযথভাবে সংরক্ষণে কোনও অনিয়ম পাওয়া গেলে নিরীক্ষা প্রতিবেদন উপস্থাপিত হওয়ার ৭ কর্মদিবসের মধ্যে প্রধান নির্বাহী কর্মকর্তা বাংলাদেশ ব্যাংকে অবহিত করবেন। সার্কুলারে আরো বলা হয়, এ নীতিমালা জারি হওয়ার পর তা পরিপালনার্থে আর্থিক প্রতিষ্ঠানগুলো পরিচালনা পর্ষদের বিশেষ সভা আহ্বান করে পরিপালন প্রক্রিয়া নির্ধারণপূর্বক পরিপালনের অগ্রগতি ৩ মাসের মধ্যে বাংলাদেশ ব্যাংকের আর্থিক প্রতিষ্ঠান ও বাজার বিভাগকে অবহিত করবে।

আরএইচ/ইএফ